Разработка внутренних документов

Внутренняя документация и её типы


Внутренняя документация компании включает в себя различные типы документов, которые регулируют деятельность организации, обеспечивают ее функционирование и управление, а также поддерживают соблюдение законодательных требований. Вот основные типы внутренней документации, которые могут быть у компаний:

1. Уставные документы

• Устав: Основной учредительный документ, который определяет правовую форму, цели и виды деятельности компании.
• Учредительный договор: Документ, регулирующий отношения между учредителями компании (в некоторых формах организаций).

2. Организационно-распорядительные документы

• Приказы и распоряжения: Документы, издаваемые руководителем компании для управления текущей деятельностью.
• Положения о структурных подразделениях: Описывают функции, задачи и ответственность отдельных подразделений компании.
• Должностные инструкции: Определяют обязанности, права и ответственность сотрудников.
• Штатное расписание: Документ, в котором указывается структура компании, перечень должностей и оклады сотрудников.

3. Политики и процедуры

• Политики компании: Определяют общие правила и стандарты поведения, например, политика конфиденциальности, антикоррупционная политика, политика информационной безопасности.
• Процедуры и регламенты: Документы, которые описывают процессы и порядок выполнения различных операций в компании, например, процедура закупок, регламент работы с клиентами.

4. Финансовая и бухгалтерская документация

• Бухгалтерские отчеты: Балансы, отчеты о прибылях и убытках, кассовые книги и другие документы, связанные с финансовой отчетностью.
• Налоговая документация: Документы, связанные с уплатой налогов, такие как декларации, отчеты по НДС, документы по расчету налогов на прибыль.
• Платежные ведомости: Документы, подтверждающие выплаты сотрудникам, налоговым органам, контрагентам.

5. Кадровая документация

• Трудовые договоры: Оформление взаимоотношений между работодателем и сотрудником.
• Личные дела сотрудников: Содержат информацию о сотрудниках, их трудовую книжку, заявления, приказы о приеме и увольнении.
• Графики отпусков: Документ, планирующий очередность отпусков сотрудников.
• Журнал учета рабочего времени: Документ, фиксирующий отработанное время сотрудниками.

6. Документы по охране труда и технике безопасности

• Инструкции по охране труда: Определяют правила поведения на рабочих местах, меры по предотвращению несчастных случаев.
• Акты расследования несчастных случаев: Документы, фиксирующие обстоятельства и причины несчастных случаев на производстве.
• Журналы инструктажей: Учет прохождения сотрудниками инструктажей по охране труда и технике безопасности.

7. Документация по внутреннему контролю и аудиту

• Акты и отчеты внутренних проверок: Документы, подтверждающие проведение аудита или внутреннего контроля.
• Планы и программы аудита: Документы, содержащие план работы внутреннего аудита, критерии и методы проверки.

8. Договорная документация

• Договоры с контрагентами: Договоры на поставку товаров, оказание услуг, аренду, кредитные договоры и т.д.
• Договоры с сотрудниками: Включают трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, договоры на обучение.

9. Корпоративная документация

• Протоколы собраний: Документы, фиксирующие решения, принятые на общих собраниях акционеров, заседаниях совета директоров и других органов управления.
• Реестр акционеров: Документ, содержащий информацию о владельцах акций компании.

10. Производственная и техническая документация

• Технические регламенты и стандарты: Описывают требования к продукции или услугам, порядок их производства и контроля качества.
• Производственные отчеты: Документы, фиксирующие процесс и результаты производства.

11. Документация по управлению проектами

• Планы и графики проектов: Документы, определяющие этапы и сроки выполнения проектов.
• Отчеты о ходе реализации проектов: Документы, отражающие текущий статус проектов, достижения и проблемы.

Эти типы документов необходимы для нормального функционирования компании, обеспечения правопорядка и соблюдения нормативных требований. Наличие и правильное ведение внутренней документации помогает эффективно управлять компанией и минимизировать риски.